Apartman yönetiminde en çok zaman alan işlerden biri doğru belgeyi doğru şekilde hazırlamaktır. Aşağıda en sık ihtiyaç duyulan sekiz belgenin örneklerini bulabilirsiniz. Metinleri kopyalayıp noktalı yerleri kendi apartmanınızın bilgileriyle doldurabilirsiniz. Her örneğin üzerinde ne zaman ve nasıl kullanılacağını kısaca açıkladık.
Önemli: Bu örnekler 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun güncel hükümlerine göre hazırlanmış genel taslaklardır. Binanızın yönetim planında farklı hükümler (toplantı zamanı, çağrı yöntemi, gider paylaşımı gibi) varsa önce o hükümler uygulanır.
Olağan kat malikleri kurulu toplantı çağrısı
Yıllık olağan toplantı için kullanılır. Kanunun 29. maddesine göre ilk çağrıda, yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılmalı; iki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalıdır.
.......... APARTMANI / SİTESİ YÖNETİMİ KAT MALİKLERİ KURULU OLAĞAN TOPLANTI ÇAĞRISI Sayın Kat Maliki, Kat malikleri kurulunun olağan toplantısı aşağıdaki gündemle ..../..../20.... tarihinde saat ..... 'da .......................... adresinde yapılacaktır. Birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı ..../..../20.... tarihinde saat ..... 'da aynı yerde yapılacaktır. GÜNDEM 1. Açılış ve toplantı başkanının seçimi 2. Yöneticinin faaliyet raporu ve geçen dönem hesaplarının görüşülmesi 3. Denetçi raporunun okunması 4. Yöneticinin ve denetçinin ibrası 5. Yeni dönem işletme projesinin görüşülmesi ve onaylanması 6. Yönetici ve denetçi seçimi 7. Dilek ve temenniler Toplantıya katılamayacak kat maliklerimiz, yazılı vekâletname ile temsil edilebilir. Yönetici: .......................... İmza: .......... Tebliğ alan kat maliki / Bağımsız bölüm no: .......... İmza: ..........
Olağanüstü toplantı çağrısı
Önemli bir sebep çıktığında yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri isteyebilir. Çağrı, toplantıdan en az on beş gün önce, sebebi belirtilerek imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılır.
.......... APARTMANI YÖNETİMİ OLAĞANÜSTÜ KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI ÇAĞRISI Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi uyarınca, aşağıda belirtilen sebeple kat malikleri kurulu olağanüstü toplantıya çağrılmaktadır. Toplantı sebebi: .............................................................. Birinci toplantı: ..../..../20.... saat ..... yer: .......................... İkinci toplantı (yeter sayı sağlanamazsa): ..../..../20.... saat ..... aynı yer GÜNDEM 1. Açılış ve toplantı başkanının seçimi 2. .............................................................. hakkında görüşme ve karar 3. Dilek ve temenniler Çağrıyı yapan (yönetici / denetçi / kat maliklerinin 1/3'ü): .......................... Tarih: ..../..../20....
Karar defteri örneği: yönetici seçimi, işletme projesi ve banka hesabı
Kurul kararları noter onaylı karar defterine yazılır ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanır. Aşağıdaki metin, yıllık toplantıda en sık alınan kararları bir arada gösterir.
KARAR NO: .... TARİH: ..../..../20.... .......... Apartmanı kat malikleri kurulu, ..../..../20.... tarihinde usulüne uygun çağrı üzerine toplanmıştır. Toplam ..... bağımsız bölümden ..... bağımsız bölüm (arsa payı toplamı ...../.....) toplantıya katılmış ve toplantı yeter sayısının sağlandığı görülmüştür. 1. Toplantı başkanlığına ........................ seçilmiştir. 2. Geçen dönem gelir-gider hesapları ve denetçi raporu okunmuş; yönetici ..... oyla ibra edilmiştir. 3. Yöneticinin sunduğu yeni dönem işletme projesi görüşülmüş; aylık avans (aidat) toplam ......... TL olarak, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesindeki esaslara göre paylaştırılmak üzere ..... oyla onaylanmıştır. 4. Bir yıl süreyle yöneticiliğe ........................ (T.C. ...........), denetçiliğe ........................ sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçilmiştir. 5. Aidat ve giderlerin yönetimi için apartman adına ........................ Bankası ................ Şubesi'nde hesap açılmasına; hesap üzerinde işlem yapmaya yönetici ........................'nın yetkili kılınmasına ..... oyla karar verilmiştir. Toplantıya katılan kat malikleri: Bağımsız bölüm no / Ad Soyad / İmza ..........................................................
Hazirun (katılım) listesi
Toplantıya katılan ve vekâletle temsil edilen kat maliklerini, yeter sayının doğru hesaplanması için arsa paylarıyla birlikte gösterir.
.......... APARTMANI KAT MALİKLERİ KURULU HAZİRUN LİSTESİ
Toplantı tarihi: ..../..../20....
Bağ. Böl. No | Kat Maliki Ad Soyad | Arsa Payı | Asaleten / Vekâleten | İmza
-------------|---------------------|-----------|---------------------|------
1 | | | |
2 | | | |
3 | | | |
Toplam bağımsız bölüm: ..... Katılan: .....
Toplam arsa payı: ...../..... Katılan arsa payı: ...../.....Yönetici istifa dilekçesi
Kanunda istifa için özel bir usul yoktur; uygulamada yönetici görevi bırakmak istediğini yazılı bildirir ve yeni yönetici seçimi için kurulu toplantıya çağırır. Yeni yönetici seçilene kadar acil işler yürütülür ve görev düzenli devredilir.
.......... APARTMANI KAT MALİKLERİNE ..../..../20.... tarihli kurul kararıyla seçildiğim apartman yöneticiliği görevinden ..../..../20.... tarihi itibarıyla istifa ediyorum. Yeni yöneticinin seçilmesi için kat malikleri kurulunu ..../..../20.... tarihinde toplantıya çağırıyorum. Yeni yönetici seçilinceye kadar acil işleri yürütecek; karar defteri, gelir-gider kayıtları, makbuz ve faturalar, banka hesabı bilgileri ve kasadaki parayı tutanakla yeni yöneticiye teslim edeceğim. Gereğini bilgilerinize sunarım. Ad Soyad: .......................... Bağımsız bölüm no: ..... Tarih / İmza: ..........................
Yönetici devir teslim tutanağı
Yönetim değiştiğinde eski ve yeni yönetici arasında imzalanır; ileride hesap tartışmalarının önüne geçer.
.......... APARTMANI YÖNETİM DEVİR TESLİM TUTANAĞI Tarih: ..../..../20.... Eski yönetici ........................, yönetim görevini ..../..../20.... tarihli kurul kararıyla seçilen yeni yönetici ........................'ya aşağıdaki belge ve değerlerle teslim etmiştir: [ ] Noter onaylı karar defteri (son karar no: ....) [ ] Denetim defteri [ ] Yönetim planı örneği [ ] Gelir-gider kayıtları (..../20.... - ..../20....) [ ] Makbuz ve faturalar (..... adet klasör) [ ] Banka hesap bilgileri ve son bakiye: ......... TL [ ] Kasadaki nakit: ......... TL [ ] Aidat borçlu listesi [ ] Abonelik bilgileri (elektrik, su, doğalgaz, internet) [ ] Bakım sözleşmeleri (asansör, hidrofor, jeneratör vb.) [ ] Personel özlük ve SGK belgeleri (varsa) [ ] Anahtarlar ve demirbaş listesi Eksik / açıklama: .............................................................. Teslim eden: .................... İmza: ...... Teslim alan: .................... İmza: ......
Aidat ödeme hatırlatma yazısı
İcra veya ihtarnameden önce gönderilen nazik bir hatırlatmadır. Kanunun 20. maddesine göre ödenmeyen aidata aylık yüzde beş gecikme tazminatı uygulanır.
.......... APARTMANI YÖNETİMİ AİDAT ÖDEME HATIRLATMASI Sayın .........................., (Bağımsız bölüm no: .....) Kayıtlarımıza göre ..../20.... - ..../20.... dönemine ait toplam ......... TL aidat (avans) borcunuz bulunmaktadır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesine göre gider ve avans payını ödemeyen kat maliki, geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı ödemekle yükümlüdür. Borcunuzu ..../..../20.... tarihine kadar apartman adına açılmış ........................ Bankası TR.. .... .... .... .... .... .. numaralı hesaba yatırmanızı rica ederiz. Ödeme güçlüğü yaşıyorsanız taksit planı için yönetimle görüşebilirsiniz. Ödeme yapılmaması hâlinde yasal yollara başvurulacağını bilgilerinize sunarız. Yönetici: .......................... Tarih: ..../..../20....
Kat maliki belge inceleme talep dilekçesi
Kat maliklerinin yönetimle ilgili kayıt ve belgeleri incelemek istediğinde yöneticiye verdiği yazılı taleptir; yanıt alınamazsa kurul gündemine taşınabilir.
.......... APARTMANI YÖNETİCİLİĞİNE ..... numaralı bağımsız bölümün maliki olarak, ..../20.... - ..../20.... dönemine ait gelir-gider kayıtlarını, banka hesap hareketlerini, makbuz ve faturaları ve karar defterini incelemek istiyorum. İncelemenin ..../..../20.... tarihine kadar, uygun göreceğiniz bir gün ve saatte yapılabilmesi için gereğini arz ederim. Ad Soyad: .......................... Telefon: .......................... Tarih / İmza: ..........................
Belgeleri kullanırken dikkat edilecekler
- Karar defteri noter onaylı olmalıdır. Defter kullanılmaya başlanmadan önce notere onaylatılır; kararlar sırayla yazılır ve imzalanır.
- Yeter sayıyı doğru hesaplayın. Kanunun 30. maddesine göre kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır; ilk toplantı yapılamazsa en geç on beş gün sonra yapılan ikinci toplantıda katılanların salt çoğunluğu yeterlidir.
- İşletme projesi kurulda onaylanır. 7 Mayıs 2026 tarihli 7579 sayılı Kanun'la yapılan değişiklikten sonra işletme projesinin kurulda onaylanması gerekir; onaylanmış proje yoksa yönetici geçici bir proje hazırlar ve bu proje en geç üç ay içinde kurula sunulur.
- Yöneticinin adı girişe asılmalıdır. Kanunun 34. maddesine göre yöneticinin adı soyadı ile iş ve ev adresi bina girişinde görülebilecek bir yere asılmak zorundadır.
- Çağrıyı belgeleyin. İmza karşılığı tebliğ ya da taahhütlü mektup, ileride çıkabilecek "çağrı yapılmadı" itirazlarına karşı en güçlü delildir.
Toplantının adımları için kat malikleri toplantısı nasıl yapılır yazımıza göz atabilirsiniz.
Not: Bu sayfadaki örnekler ve kanun atıfları 4 Kasım 2026 tarihinde mevzuat.gov.tr üzerindeki güncel 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu metniyle kontrol edilmiştir. Örnekler genel taslak niteliğindedir; yönetim planınızdaki özel hükümler ve somut uyuşmazlıklar için hukuki danışmanlık alınız.